Consejos
Dicen que detrás de todo gran jefe, hay una excelente secretaria. Y no es para menos, porque aparte de ser la mano derecha de éste, ella ejerce funciones fundamentales en el día a día de la empresa, de las que depende su correcto funcionamiento.
Características que distinguen a una buena secretaria.
1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza.
Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad son clave para que exista una relación de confianza absoluta.
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin estrés y en buena forma es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal.
4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas, con lo que su productividad será mayor.
Ponerse al día
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal desarrollo de su labor diaria.
Las seis funciones más representativas de las secretarias son:
1. Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.
2. Buscar información a través de la Internet y gestionar los correos electrónicos.
3. Gestionar el archivo.
4. Filtrar llamadas.
5. Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
6. Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.
Funciones principales
Responsabilidades de largo plazo
Las responsabilidades de largo plazo que se requieren de una secretaria ejecutiva incluyen: capacitar y supervisar otro personal de oficina, coordinar las actividades de la oficina, desarrollar sistemas de gestión de documentos; preparar estados financieros, cartas, memorandos, informes y facturas utilizando procesadores de textos, bases de datos, hojas de cálculo y programas de presentación. Ellas también son responsables de elaborar las políticas y los procedimientos de operación, así como las políticas y procedimientos administrativos para los empleados.
Responsabilidades de corto plazo
Las responsabilidades de corto plazo que se requieren de una secretaria ejecutiva incluyen: presentar y recuperar documentos, planificar reuniones y conferencias, planificar y organizar las actividades de trabajo y usar técnicas de comunicación oral y escrita. Ellas también son responsables de convocar a las teleconferencias, programar las salas de reuniones, recopilar datos numéricos, y elegir el programa informático para las tareas de oficina. Una secretaria ejecutiva debe ser capaz de responder a las preguntas y consultas del público en general; asegurarse de que las normas, regulaciones y políticas son entendidas por todos los empleados y supervisar la dirección de las políticas del programa o de la organización.
Información adicional
Las habilidades requeridas de una secretaria ejecutiva de presidencia incluyen: habilidades de gestión del tiempo, de comprensión de lectura, de escucha activa y de comprensión de escritura. También deben poseer habilidades de comprensión escrita, habilidades de escritura y de expresión oral. Las secretarias ejecutivas deben tener conocimiento de procedimientos administrativos y de oficina, conocimiento de los principios y procesos para proporcionar servicios al cliente y personales; conocimientos de informática y de electrónica, y el conocimiento de los principios y gestión de negocios en relación con la administración y la gestión. Las secretarias tienen que ser buenas en gramática, en puntuación, en ortografía y en comunicación oral.